Ökad effektivitet

Inlagd: 1 december, 2012 av Rolf

Ökad effektivitet på det personliga planet

Det finns många metoder att öka det som populärt kallas personlig effektivitet. Ett genomgående nyckelord är STRUKTUR. Oavsett om det handlar om arbetsliv eller privatliv är det lätt för den stressade nutidsmänniskan att uppleva vardagen som smått kaotisk, inte minst på grund av alla nya sysslor som ständigt dyker upp innan de gamla är avklarade.

Personlig effektivitet handlar alltid i grunden om att kunna analysera sina sysslor och strukturera dem på ett sätt som passar både respektive syssla och ens egen personlighet. Att effektiviteten är personlig betyder bl a att det bara är du som kan påverka och förbättra den, eftersom vi alla fungerar olika. Det som är praktiskt och effektivt för en person kanske inte alls passar andra. Men det finns ändå gemensamma principer när det gäller att optimera personlig effektivitet – konkret kunskap som går att lära sig, så att man sedan kan tillämpa den i sin egen vardag.

Det finns en klassisk modell för att analysera och prioritera sina sysslor, som kan vara användbar för många för att komma till målet med personlig effektivitet. Den har två parametrar: Hur viktig är uppgiften och hur lång tid tar den att slutföra?

  1. Mycket viktig
  2. Mindre viktig
  3. Mycket tidskrävande
  4. Mindre tidskrävande

När man har utvärderat vilka uppgifter som både är mycket viktiga och mindre tidskrävande kan man snabbt avverka dessa, och när detta är gjort sjunker stressnivån samtidigt som man troligen har klarat en deadline eller två. Den andra ytterligheten, en arbetsuppgift som är mindre viktig och mycket tidskrävande, kan prioriteras ner och skjutas på framtiden, eller bedömas som orealistisk eller rentav onödig. En delvis besläktad princip för personlig effektivitet ligger bakom metoden ”sist in-först ut”. Den kan vid första anblicken verka ologisk eller rentav orättvis. Men här handlar det om att det ibland kan vara en fördel att snabbt avverka ett inkommande ärende, och därigenom slippa onödiga arbetsmoment. Om man sitter på en arbetsplats där man har en typisk ”många-bollar-i-luften”-roll, kanske det är ganska ofta som en kollega ber en ordna något som bara tar cirka en minut. Ifall man har möjlighet att avbryta det man sysslar med, för att avverka kollegans önskemål, tar det alltså bara en minut.

Men om man

  1. skriver ner det på en todo-lista
  2. planerar in när man ska göra uppgiften
  3. ser till att man faktiskt gör den
  4. meddelar kollegan att den är åtgärdad
  5. stryker den från todo-listan

… ja, då har man kanske lagt tio minuter på ärendet i stället. Mycket ineffektivt, alltså, och på så sätt kan ett litet enkelt ärende bli en riktig tidstjuv i stället, vilket inte alls är personlig effektivitet.

Dessutom uppskattar säkert den stressade kollegan att få snabb hjälp, och i längden kan metoden på så sätt både sänka stressknivån och öka effektiviteten på hela avdelningen. Men om det råkar gälla en regelbundet återkommande typ av ärende, kan det i stället vara effektivare att skriva det på en lista och avverka tio likadana ärenden samtidigt. Man brukar använda ordet workflow eller flöde, där man genom att upprepa samma arbetsmoment flera gånger förkortar tiden per ärende. Man kommer helt enkelt in i en rytm. Och det finns gott om forskning som visar att rytm eller flow bättre personlig effektivitet och samtidigt ökar arbetstillfredsställelsen.

personlig effektivitet

effektivitet

En kommentar

  • That’s an innouiegs way of thinking about it.

Lämna en kommentar